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常見問題解答 > 分類列表 > K3使用

金蝶K3使用總結

發布時間:2012-8-26 9:51:19    點擊率:9551

  一、 軟件安裝完后,管理員首先要對中間層有一個基本的了解。中間層的密碼很重要,忘了就得重裝中間層;中間層菜單上有一個“系統 使用情況”的功能項,這一功能項是反映某一時刻正在使用系統的情況,如果有的單位站點較少,可以通過這里看出當前使用的是哪些人,從而對使用人員進行調 節,將某些未用但沒有退出系統的用戶強行清除掉;在系統非正常退出時,中間層還保留其信息,大家在操作時會出現“當前使用的功能與其他用戶沖突”、“該數 據正在調用”等提示即與此相關,這時管理員需要在中間層選定對應帳套,通過網絡控制清除相關信息。中間層的主要功能是建立新帳套、備份帳套和恢復帳套,這 三項基本功能大家都應該會的,需要指出的是大家在作出重大操作時,如修改數據庫、測試某一功能等情況下,要先備份。對于備份大家可以使用帳套自動指備份, 在你選擇好路徑和間隔時間后,系統會自動將帳套備份到指定的地方。自動備份要注意不要關閉,否則下一次備份中斷,該功能可以在中間層關閉后獨立運行,該功 能運行時,顯示器右下角會有一個相應的圖標。
中間層還有注冊帳套和取消注冊帳套兩個功能項。我是這樣理解的,取消注冊帳套類似于臨時禁用了該帳套,要恢復時只須注冊該帳套即可,這在需要暫時停止某一帳套,同時其他帳套正常使用情況下時適用。如果確實不需要某一帳套了,則使用帳套刪除。
系統默認administrator這一用戶為管理員,其權限最大。管理員可以在中間層修改其密碼,也可以在進入K3系統主控臺時修改。管理員對這兩個 地方一般很熟悉,但一般操作員對更改密碼并不熟悉。對于操作員只能在進入主控臺時更改密碼,方法為:雙擊K3快捷方式圖標后,在主控臺處錄入自已的用戶和 密碼,不要點擊確定,這時點擊主控臺左上角的修改密碼,修改完成后須錄入新密碼才能進行系統。

  二、 進入K3主界面后,菜單上的“設置--主控臺編輯”是以所設置的計算機為基礎的,即某一臺機器設置為特定的主控臺后,其他操 作員進來時都是一樣的。這樣大家在不熟悉的機器上如果看不到自己所需要的模塊,首先要想到其主菜單的設置更改造成的。菜單上的“設置—選項”中允許多個主 采單同時存在是大家用得上的。如果你大部分時間只同時使用一個系統,則不選擇,如果你同時要打開多個界面,則選擇此選項。
主界面下有一個“我 的K3”,這一功能項可以將大家常用的幾個功能項放在這里來,不論是哪個子系統的明細功能,只要設為常用功能,以后就可以直接在這里使用,不需要跨模塊選 擇明細功能項!拔业腒3”中還有一個即時消息中心,主要用于各操作員之間進行業務交流,如提醒有單據需要增加、修改或刪除等,讓各操作員間實現在線交 流。

  三、 基礎資料  K3使用前,必須設置好基礎資料,基礎資料是運行K3系統的基石,有點象做房子前要準備好材料一樣;A資料的準備順序基本上就是系統默認的順序。這個順 序沒有什么特別的,怎么著都行,你在需要時自動提示你需要先處理哪一些。不過我還是要將一般處理順序說明一下,最好是:幣別、憑證字、計量單位、結算方 式、倉庫、倉位、部門、職員、科目、客戶、供應商、物料。一些項目是有必錄項與非必錄項的,在前期我們可以只錄入必錄項,以后在需要時再錄入非必錄信息。 我原以為倉庫與倉位是一多對應的,后來在操作中體會到,兩者是可以任意組合的。在設立倉位時,建議管理員到演示帳套中看一看兩者的區別與聯系,倉庫是在單 據表頭上的,倉位是在表體的,只有設了倉位管理的才需錄入倉位。由于上述特點,可以將倉位管理虛擬出來進行一些其他的使用。
在客戶、供應商、部門、職員、物料等中,其代碼可以隨時更改,在更改代碼后,其原有信息自動過到新代碼之中。如果代碼分了級次,更改上一級次的代碼,其下級代碼成建制的都將相應的上級代碼更改過來了。
對于代碼有兩點共性需要說明:一是代碼是以“小數點”來區分不同級次的,相同的點數為相同的級數,同一級中的代碼長短可以不一樣;二是同一核算項目的明細項盡可能的在級次和長度上保持一致。
中小企業職員建議分兩級,第一級表示部門,第二級是職員。這樣查詢起來方便一些,不過如果是使用了CRM系統且與K3系統集成的話,則不能使用小數點來作為分級了,因為CRM中不認這種分級,同樣的還有客戶也不能以小數點來區分級次。(對CRM的了解僅此而已)
科目  科目代碼的更改有自身的特點,其他項目的代碼隨時都可以更改,科目的代碼的更改就不一樣了。在科目使用后,其一級代碼可以改動,除此外都不能改動。
設 置科目要了解哪些屬性是用后可以更改的,哪些是不能更改的。如上述代碼除一級外都不能更改,同樣不能更改的有科目類別、數量金額核算、是否為現金科目和銀 行存款科目、是否出日記帳、余額方向、計量單位和所掛的核算項目。別的不易反復,最易反復的是科目所掛的核算項目,如原材料掛了物料這一核算項目,后來又 不想掛了,只在存貨核算中看明細就行了等等。今天我們一位同事就提出來,應收帳款只掛客戶,不掛職員了,因為回款時誰也不便去看以前掛應收時是哪一位職 員。如果出現了核算項目確實需要更改的話,可以新建一個科目,然后將余額轉到相應的科目中去。
科目修改后不宜禁用,因為科目禁用后,如果要查原數據的話,查詢不到。這一點與其他核算項目不一樣,其他核算項目在禁用后,是可以看到原來的數據的。
記住現金和銀行類科目不要勾上現金等價物,如果你以后在作現金流量表(總帳中的)時最后的現金凈增加額與總帳的不對,你可以到科目中查看一下是否將現金及銀行存款勾上了現金等價物,如果都勾上會記重的。
科目上一級代碼被作為明細代碼使用后,可以增加下一級代碼,其上一級的發生額及余額等自動地被第一個增加的下級科目所繼承,其他項目也都如此。
科目應注意的主要是以上幾點,常規的科目沒有什么可說的,這里說明一下我們幾個具體科目設置時的體會。
1、 往來科目最好掛核算項目,不設明細科目。往來科目指應(預)收帳款、應(預)付帳款、其他應收(付)款。應(預)收帳款、應(預)付帳款可以考慮 同時掛上職員,其他應收(付)款一般分2個二級科目:往來單位和職員。職員在核算項目中有,往來單位則需要增加。大家要熟悉在K3系統中可以增加核算項目 和輔助資料,這些會與系統默認的一樣使用。增加往來單位后,在科目“其他應收款—單位往來”中就可以增加其核算項目“往來單位”了。對于往來科目,我建議 大家不要設置預收帳款和預付帳款,其他應付款在一般情況下也可以不設,這是一個純財務問題,供財務人員參考。
2、 購買并使用了倉存和存貨核算系統的單位,存貨會計科目可以不設明細,也不掛核算項目,只需一級科目就行了。由于憑證都是物流系統中過來,需要查詢明細帳時到存貨核算中查看就行了。
3、 銷售費用、管理費用明細科目可以采用核算項目,而不按傳統的處理為明細科目,這樣一是可以將兩項費用中的相同項通過的定的方式一并查詢,如要查業 務費,不選擇科目、只選擇業務費,就可以看到所有掛業務費費用科目的業務費是多少,另外如果掛項目則可以使用“核算項目組合表”查看分部門或職員的銷售費 用、管理費用明細表。制造費用也可以考慮與銷售費用、管理費用一并使用核算項目。
4、 如果購買了固定資產系統的,固定資產資產和折舊只需設置一級科目即可。

  客戶、供應商   在開始使用時可以只錄入必錄項,非必錄項資料也同時錄入,不要都留在以后錄入。
客戶與供應商的代碼建議 以各省的標準代碼作為第一級,第二級就到明細了。各省的代碼即身份證的前兩位數。有的同志偏好分為三至四級,第一級分國內、國外,國內的第二級為六大區域 的劃分,第三級是省份,第四級才是明細,其實前兩級沒有必要。國內國外就兩個沒有必要,區域的劃分在各項目中也有。當然省份在客戶和供應商中也有,但由于 客戶與供應商數量較多,以省份劃分開來容易理解。
在實際工作中許多同志有各自的考慮,如:按采購員所聯系的范圍或按供應原輔材料的類別或按是 否外協來劃分供應商,這都是不很科學的,他們認為我只要點擊相應的類別就可以找到我所要的供應商等等方便自己的工作。如果按此分類各采購員工作的劃分是相 對的,同一個供應商既做外購又做外協怎么辦,多個業務員與同一個供應商發生業務往來怎么辦。要想達到上述目的,建議大家細細品味一下客戶和供應商的非必錄 項。就供應商而言,你可以增加一條業務員來區分這個供應商主要由誰聯系即可,此外系統在區域問題默認的就很好了,將國內與國外綜合起來分類,這樣簡單明 了。對于客戶與供應商的處理,這里將我單位的做法供大家參考:

客戶、供應商的錄入

一、 編碼規則
各單位統一將客戶、供應商設為兩級,第一級為2位,第二級為3位。第一級以各省標準代碼為準,有港澳臺及國外業務 的,可增加“港澳臺”項,代碼80;增加“國外”項,代碼85;實際業務時可能有一些不便處理的,如交易金額很小,且次數較少,沒有必要對其進行詳細管 理,但又要進行出入庫管理的,可設置零星供應商/客戶,現銷客戶/現購供應商等,這些一級代碼歸為其他,代碼90。第二級各代碼之間適當留些空間,以便將 相關的單位放在一起。
此外,關聯單位一級代碼統一為00,不按地域分類。
二、 項目錄入
單位名稱一定要填寫完整和規范,原則上以對方公章(財務章)為準。經常遇到有些單位改制的情況,名稱更改了的,將名稱字段改為新名稱,在簡稱處填寫“**年**月前稱******”。
地址、聯系人、聯系電話、傳真、郵編、郵件地址等如果有的話也錄入,未錄入的以后補齊。
往來單位均有區域選項,供應商與客戶是一樣的選擇區域。系統默認六大區域及港澳臺及國外項供選用,如有需要調整的,可以到輔助資料設置的區域中進行調整。
公司領導及銷售部門需要的分區域銷售、分渠道銷售及客戶類型銷售等在客戶錄入時如何體現,還有無其他的需求。這種需求可以在系統中輕松完成,很有實用價值。通過輔助資料增加一項即可完成更多需求。
各產業集團可能對區域、銷售渠道、客戶類型不一致,不要緊,隨時可更改,更改之后即可查詢。
各省代碼如下(略):

物料   物料的處理是各單位基礎資料準備的難點,往往久拖不決:一是物料從數量上較客戶供應商或職員等其他核算項目都要多,二是單條物料錄入時要注意的項目多,三是不同崗位對物料的需求不一樣等等。
對 于物料,首先要確定的是編碼規則,編碼是按字母編還是按數字編,是按物料的屬性還是按設計圖紙編,是按定額單來分類還是按光機電等物料本身的屬性來分類, 是以物流為主分類還是按會計科目來分類等等都是大家討論的。財務人員、計劃人員、倉庫人員、采購人員都會有各自的意見,因此一定要民主集中,果斷從事。集 中的意思是避免議而不決,果斷從事是因為代碼以后隨時都可更改。在我們討論中,差點選擇了流水號的方式,足以顯得我們的無奈。其實選擇流水號也沒什么的, 代碼沒有什么實際意義的,真正有意義的是物料的屬性定義上,再者說,代碼以后還可以更改調整的,不會對工作造成大的影響,關鍵是名稱要規范且不要出現重 碼。
在這里我還是先將我單位的設置情況復述給大家,并對其中部分內容進行說明。
物料錄入

一、代碼
物料編碼統一按數字進行編寫,所有編碼統一為4級,1-3級為2位(類),第4級為3位(明細)。所有編碼中間要留有余地 (中間空一些編號),包括類和明細,這樣以后可以將類似的新增物料放在一起。所有明細物料的編碼必須長度一致,以后確實不夠時再加。(說明:由于K3系統 是以小數點來區分級次的,所以長度可以任意增加,這與金蝶2000等是不樣的)
編碼一級代碼主要按會計科目需要分類:分為原材料-05、外協件-10、自制半成品-20、產成品-30、虛擬件-90。(說明:上述分類與會計科目以及物料屬性基本匹配,這對設置存貨科目及在存貨核算等處查看報表是很方便的)
大家要領會物料編碼與產品編碼、條形碼的關系。物料編碼與條形碼一般來說是一一對應,產品編碼是一臺(套)為一個編碼?梢岳斫鉃槲锪暇幋a為一種物料,如E2000D聯想筆記本電腦,產品編碼就是這種電腦的不同個體,一定不要將兩者混淆。
我們常指的產品編碼在K3系統中為序列號管理(電子行業版),也可以通過產品批號來對應產品編碼,不過批號得按產品編碼來錄入。(說明:我公司使用的是電子行業版本)
同一種物品,不要因為僅僅是不同的供應商而將其編為不同的編碼(有的價格也有一定的差異)。如果我們認為區分開來很有必要,可以考慮用序列號或批號來處理。不同的供應商提供的物品確實有區別,如外形、顏色等不一樣,我們應將其編為不同的編碼。
在明細項中,盡可能將名稱相同的放在一起,如明細類為電子元器件,電阻編號為001-099,電容為101-199。如果電阻、電容種類很多,當然可以增設類電阻類和電容類。在電阻和電容編碼中,盡可能按規格型號排序。
在 物料分類中,有一種情況要劃分清楚。如:我們有四種物料:電腦、電腦主板、繪圖儀、繪圖儀主板。在這四種物料中,我們是將電腦主板放在與電腦一起編號還是 與其他主板一起編號,要有一致性。再如電源,我們是將所有含電源兩字的放在一起,還是將特殊電源與其主件放在一起(聲光電源)。
二、名稱   規格型號
名稱一定要統一規范,不要與型號連在一起用,由于名稱的不規范,極易出現重碼。
三、 物料屬性  是指該物料是外購、自制,還是外協件、虛擬件等。物料屬性是屬以后不能更改項。如果是自制品你選擇成了外購品,以后下達生產任務單、選擇成本對象時不能調 用,因為該物料是外購品,不需生產;此外在制作備料單時不能作為父項。對于不清楚是外購還是自制的物料,可以選擇自制。如果倉庫中本身沒有一套電腦,而是 以顯示器、機箱等部件來進行管理的,那么電腦就是虛擬件了。大家要了解不同模塊對屬性的劃分,如半成品、產成品在入庫時都稱為自制入庫核算,外協件、自制 件在出庫時都作為產成品出庫核算。如果還不清楚,可以看一看相關幫助文件。
四、單位  數量精度
系統支持雙計量單位,基本單位和常用單 位,其中基本單位是不能修改的;締挝慌c常用單位之有一定的換算關系,如:電線,基本單位是米,常用單位是卷,某種型號的電線一卷為100米,那么 0.2卷就是20米了。這里要注意如果同一種線每卷長度不一時要變通處理:如這一次進的同一種線長度變成了150米,可變通為按1.5卷來處理,或者另行 編一物料代碼。
如果需要雙計量單位管理的特別少,可以不用雙計量單位,這樣在許查詢起來相對清晰一些。許多報表是同時反映基本計量單位與常用計量單位的。
數量精度通常為0,但是如果是重量、長度單位時,有時也有小數,我們要根據實際判斷哪些物料有幾位小位。
如果你在此將數量精度設為1,以后在錄入相關單據時,小數位數只能保留一位,實際確實需要2-3位時,須先將此修改后方可錄入。
建議小數位數原則上用兩種:0和2。
五、最低、最高、安全庫存
這三項庫存是管理者根據一定的情況判斷錄入的,這三項系統有默值,初始時將其設為0,對于單價較高或重要的物料該項要整理錄入,以加強物資管理。
六、銷售單價對于定型的產品都要將公司的報價錄入,這一價格自動在錄入銷售訂單時出現。若再輸入折扣價(額),就是實際交易價了。
七、 批次  目前看來,沒有必要設置此項,也就是不打鉤。批次選上后不能更改。批次選上后,每次出入庫都需填上批次。如果初始時選上了批次,但實際使用中沒有必要,因 不能修改此屬性,那么可以都用一個批號,如1。批次和序列號在入庫時手工錄入,且不能相同,在出庫時只能選擇使用,不能手工錄入。
八、保質期  各單位如果有需要保質期管理的物料,必須選擇此項并填上保質期。若要選此項,須先選批次管理。保質期一般用于食品醫藥行業,如果公司有人選擇此項,須及時反饋到我這里,以商討其必要性。
保質期設定后不能更改。
九、計價方法、存貨、收入、成本科目代碼與財務有關,及時與財務聯系。計價方法設定后不能更改,設定的存貨科目代碼在“存貨核算系統—對帳”及自動制作憑證等處要用的。
十、單價精度一般默認為2,如果確有超過2位的,隨時可以更改。有的同志在錄入0.0567元時出現0.06元就是因為單價精度的問題。
十三、計劃資料主要是供進行物料需求計劃使用的,有一定的獨立性,如果條件成熟的單位可以錄入,也可以以后錄入。
十五、條形碼  結合到條形碼的使用隨時錄入。
物料錄入有幾點要注意:
一、 可 以利用默認功能,以提高工作效率并減少差錯率。方法是:在物料核算項目類別屬性處對各項目設置其默認值,這種辦法在期初集中錄入物料時很實用,如先錄入原 材料,那么將物料屬性設為“外購”,將存貨科目設為“123---原材料”,將計價方法設為“加權平均法”等等,待錄入產成品時,再將屬性改為“自制”, 將存貨科目設為“產成品”。
二、 大家要分別對待可更改項和不可更改項,對不可更改項要特別注意。
三、 盡可能避免重碼的發生。

上面講述的是基礎資料,他們有很多共同之處。其一,都可以通過引入功能進行。如果你們的基礎數據比較完整,并且能夠整理成比較規范的庫表結 構(以Excel為例),那么可以將基礎資料直接引入。引入前先錄入一條記錄進去,然后將其引出,再將現有數據按照引出的格式引入,記住先引入少量幾條后 再分批引入。引入時注意分析該項目(如職員)哪些是選擇項(如部門),哪些是手工錄入項(如姓名),選擇項必須有相應的項目及具體內容。如引入的職員表中 有辦公室、財務部等幾個部門,那么部門項目要先錄好辦公室、財務部后才能將部門引入,這也就是前面所述的錄入順序問題。引入中如果必錄項是空或不是系統認 同的,則該條記錄不能引入。引入的代碼必須符合系統認同的規則,所有的明細或下級必須有上級代碼。與引入相關的是一些同志喜歡改庫,我個人不贊同這樣做, 如果你確實在庫中寫初始數據,包括后來更改的,那么需要在操作界面上一條條地擊活,否則系統認為沒有這條記錄。
其二,大家可以看一看錄入基礎資料的菜單,都有對資料的修改(在屬性處)、刪除和禁用。在錄的資料被使用前,都可以進行修改、刪除和禁用。但在使用之后,所有基礎資料均不能刪除但都能禁用,只有部分字段可以更改(大家可以回頭看看上述內容或對著演示帳套自已體會)。
其 三,大家可以看看基礎資料錄入修改界面的選項,前面3個容易理解,第4項“F7查詢默認字段”如果選擇了名稱,則在使用過程中按F7查詢時并按F5搜索 時,系統默認搜索的字段為名稱,否則為代碼。其實大家使用搜索多的是名稱。建議大家在今后當入單據選擇查詢基礎資料時,要盡可能的使用搜索功能,從多角度 搜索幾次后,再新增基礎資料,這樣可以減少重碼。這幾個選項各項目均是一致的,只改一處即可,以最后更改的為準,其認同的是操作員,即某一操作員進去的界 面是專有的。與界面相關的還有打印方案和套打設置是與計算機有關的,查詢過濾方案與操作員有關,單據自定義同一帳套所有人都是一樣的。
其四、在大 家發現不需用的核算項目后,能夠刪除的盡可能刪除,確實不能刪除的,將其代碼改到一特定的類中,注明原代碼是多少,然后禁用。所有核算項目使用后是不能刪 除的,因此要刪除某一核算項目,則需要將所有使用該項目的地方都改掉,然后刪除。例如有兩個客戶重錄了,我們可以通過查詢看哪一個使用較少,則易更改,然 后將要刪除的一個所有發生額全部都改為另一個后,再將其刪除。
如果大家是第一次使用K3系統,那么到了這里,你對核算項目的理解還很模糊,隨著后面對各系統的操作,你會對核算項目的理解越來越清晰。因此上述內容在你使用一段時間后還需回頭再看兩個來回。

四、 系統設置    注意哪些是不能改變的,哪些是可以以后改變的。物流系統要啟用,第一步就是要設置系統參數。該設置在系統設置—初始化---購銷倉存均可---系統參數設 置處。物流系統參數的兩項以后是改不了的:一是數量、金額核算的選擇,一般單位應選擇數量金額核算,數量核算適用于只管理數量的分支機構;二是庫存更新方 式的選擇,一般單位在開始認為審核后更新好,其實在實際使用過程中,還是選擇保存后更新好。上述設置在錄入初始化數據后就不能再更改了。如果你選擇了審核 后更新,則在以后物流系統(一般稱購銷倉存為物流系統)中看到即時庫存與實物庫存不一致時就要想到這一點,就是有部分單據未審核造成的。還有一個特點,就 是不論單據是否審核,在臺帳中總是可以看到的,但在存貨核算系統中的材料明細帳等中則看不到,所以看到兩張表有差異時不要感到意外。
五、 在總帳 系統設置中,除會計期間啟用后不能更改外,其余以后均可以更改。設置中大部分選項意思清晰,這里只將我們遇到過的誤解說一下。當時我們錄入憑證時不是每條 分錄都有摘要,且沒有選擇“明細帳(表)自動繼承上條分錄摘要”,因此我在看一明細帳時,看到有筆業務與其摘要明顯有些異常,可謂百思不得其解,后來才注 意到是同一張憑證中所有未錄入摘要的分錄在明細帳中都自動用上了第一條分錄的摘要,當然文不對題了,如果我們選上了此項就不存在這個問題了?値ぶ邢到y設 置選項很多,大家在使用一段時間后會覺得有些設置要調整,這時就要多到這里來看看,多多品味系統設置,其他系統的系統設置也一樣,特別是物流的。
六、 物流系統的系統設置其實都是一樣的,我們從系統設置—系統設置—購銷存—系統參數進去,可以看到這里所有都是隨時可以修改的,修改后單據按新規則編排。
首 先來看編碼規則。這里的編碼規則與基礎資料中的編碼規則不一樣,基礎資料中是針對基礎資料的,這里是針對業務單據的,是指業務單據的編號按什么規則自動生 成。前后綴指以什么固定的內容開頭尾,格式是指中間號碼多長。如果不填列格式,則編號會按流水號往來后數,到時候以編號排序時,10號會排到2號的前面 去。如果填寫了格式,如為“0000”,則單據編號會按“0001”、“0002”------ “0010”這樣排下去,在我們按編號排序時不會出錯。編號長度建議以3-5年該單據的總數為限設置,不宜過長。
對于各個選項,我只想說一點,那就是單據編號可手工錄入,其他的沒有什么可多說的。建議大家不要允許手工錄入單據編號,其中對于采購和銷售發票本身有號碼,可以考慮在其單據上增加一個表頭,起名為原始編號或手工編號。增加表頭在單據自定義中進行。
此處選項極為豐富,由于沒有接觸業務,不怎么好說,再者字面意思也很清楚,需要說明的是,系統管理員以后在什么考慮時或用上一段時間后就到這里來看一看,你會感到這里有很多你想要的內容。
七、 初 始化  總帳初始化就是錄入其初余額,記住錄入完后一定要進行平衡試算一下,需要指出的是,在初始化未完成時可以錄入憑證,但不能審核和記帳,因此初始化工作要盡 快完成。一些同志在發現有些科目設置不妥后將發生額、期初余額等修改刪除后,沒有使用相應科目了,還是不能更改或刪除相應科目,這時要想到在初始化的試算 平衡處試算一下。購買了應收應付系統的,在總帳與應收應付中可以只錄入一次,然后對傳即可,不過要注意在總帳中所掛的核算項目在應收應付中必須有對應的。 我就吃過這個的虧,在總帳應收帳款科目下設了好幾個核算項目,其中一個在應收款中沒有對應的信息,在應收款往總帳中傳入時就沒有成功,后來只得重來。
固定資產與其他系統不一樣,其初始化數據不在系統設置---初始化中錄入,而在財務會計—固定資產中錄入。
物 流系統初始化數據有四點:一是期初未入庫的暫估入庫單,該數據(金額)應與財務的暫估應付帳款一樣;二是期初未核銷銷售出庫單,該數據應與分期收款發出商 品對應,不過有的單位未作處理,仍掛在庫存中,這時就不需要錄入;三是期初委外出庫單,該數據應與委外加工物資相對應;四是期初的在產品成本,該數據與生 產成本余額對應。前三點是啟用倉存系統所必須的,第四點是針對使用成本管理管理系統的。
物流系統結束初始化前,應將相應的數據進行核對,如:期初未入庫的暫估入庫單與財務的暫估應付帳款核對;期初未核銷銷售出庫單與分期收款發出商品核對等。
上 述各分系統的啟用時間可以先后,其數據應與啟用時間對應。對于啟用系統時間,建議大家最先使用總帳及倉庫,其他系統視情況跟上,具體情況視各單位操作水平 及購買模塊而定,實施人員一般會提出一些建議,如果大家(指客戶)沒有實施過類似系統,望充分尊重實施人員意見,切不可想當然地按自已的思路來做,也不要 想到實施起來很容易或者很難。
系統設置就介紹到這兒,后面描述各系統時再回頭來說明。

八、 物流系統的使用
物流從采購申請單開始說起。購買并使用了計劃系統的,大部分采購申請應該是經過MRP計算生成的,這里由于沒有說計劃,所以還是以手工錄入開始說。采購申請單就是采購計劃,即應該買什么。采購申請單的錄入很簡單,把要買哪些物料,數量多少,要求什么時候到貨就行了。
錄 入工業單據有一些共性,在這里一并說了。K3數據分關聯生成和手工錄入;對于錄入項又分選擇錄入和手工錄入。凡是涉及基礎資料的,都是選擇錄入,如客戶、 物料等,這一點你在輸入一個數據后系統不認同就知道應該是選擇錄入了。選擇錄入的,直接按F7或點擊菜單上的查看。手工錄入項是沒有設為基礎資料或不便設 為基礎資料的,如日期、備注、用途等。其中有一部分是即可手工錄入,也可選擇錄入的,如備注;有一部分是在入庫時是手工錄入,出為時選擇的,如物料批號、 序列號等。選擇還是手工錄入,大家想到有這么回事即可,不要錄不進去就感到驚異。
工業單據可以復制,方法是查詢到源單據后,點擊復制,然后修改即可,這對類同的單據錄入要加快錄入速度,提高錄入準確率。單據還可以下推生成,這需要操作員同時具有操作源單據和目標單據的權限。
工 業單據可以關聯生成,如關聯采購申請單生成采購訂單,這個以后大家經常用到,關聯生成單據自上而下只能一對多,不能多張上游單據生成一張下游單據。這一點 對發票的生成有些不同,一張發票可以關聯同一單位的多張入庫單或訂單生成,但必須是同一單位的,且只能關聯入庫單、訂單或合同中的一種。說到發票,還有一 點與別的單據不一樣,就是上期物流未結帳,下期發票就不能審核。
說到單據的錄入,一并說說工業單據自定義和單據套打。工業單據自定義僅針對工業單 據,財務單據暫無自定義功能。自定義是指錄入界面自定義。如前面系統設置中所述的發票增加表頭即如此,有時我們認為界面錄入項過多或過少,都可通過單據自 定義解決。在單據自定義中,可以將表體或表頭隱藏起來,如我們將收貨通知單的價格、金額隱藏起來,不讓收貨人員看到價格;也可以將我們常用的表體列移到前 面一些。不過提醒一下,在自定義單據中去掉一些表頭后,可能影響某些功能的使用,我曾在使用8.8.2版本時遇到過將銷售訂單的部門和主管隱藏后,不能被 關聯生成銷售出庫單。
說到發現這種原因的過程,大家可以借鑒一下。如果大家在某一功能使用時發現異常,對這種情況要進行分析,將錯誤現象描述清 楚,以便技術支持人員解決。異,F象是所有計算機上均出現還是部分機器出現,是所有操作員使用都出現還是部分操作員出現,是客戶端出現還是服務器上出現, 是部分單據出現還是所有單據出現等等,由此自已就可以解決一些問題。如出現上述問題,首先要想到是部分單據不能關聯生成還是所有單據不能關聯生成,從什么 時候開始出現這種情況,在這段時間里進行了哪些操作。經分析,我發現一部分單據可以生成出庫單,不能生成出庫單的是某一時間以后的,且沒有部門及主管,由 此我想到可能是因為單據自定義出現的。不過到現在為止,沒有看到因自定義單據引起其他異常。
與單據自定義相關的還有單據套打,單據自定義是供大家 錄入用的,單據套打是供大家打印用的。單據自定義后所有用戶界面都是一樣,單據套打同一帳套是認計算機的,這點在前面已經提過。套打大體上可分為財務單據 和業務單據,風格有點不一樣,不過所有套打都需進行設計。在套打設計中,所有默認的套打都不能更改的(改了之后不能保存),可以在更改后另存為一個文件即 可,單據套打很容易,與access報表設計極為相似。在物流中套打設計是工業單據套打設計中進行的,設計好后,回到業務單據界面進行套打設置即可;財務 單據即可在財務單據套打設計處設計,也可在應用界面單據套打設計處直接進行設計。
采購訂單的錄入與申請單差不多,可以理解為與供應商簽定的具體合同,如果采用的話,可以將其套打成合同格式傳給對方。與訂單相關的兩個系統參數選項“訂單價格默認為含稅價”及“采購訂單可追加執行”在這里就有所體現了。
實 際工作中,采購訂單上的價格為含稅價,同時有的稅率為17%,還有的是6%、4%和0,因此業務員如果知道稅率為非默認稅率時,應將稅率填上,這樣在外購 入庫單關聯采購訂單生成時,暫估價格就相對準確一些,這一點我以前一直沒有注意到。另外有的單位在訂單貨物都到后,采購訂單已經關閉,還想再追加一些,這 時不想做采購訂單了,但在流程上又確定為外購入庫單或收貨通知單必須關聯訂單生成,這時可以選擇“采購訂單可追加執行”。
在這里說一下關閉、作 廢、關聯等幾個的特點。關閉是指該單據已經被其他單據全部關聯使用,或手工使用關閉功能將其關閉,關閉后的單據不能被關聯生成其他的業務單據,單據關閉是 以“訂單---出入庫單---發票”這條主線為基準的。如采購訂單被收貨通知單、入庫單或發票關聯完后才會自動關閉;銷售訂單在被采購申請單關聯后并不會 關閉。作廢很易理解,審核后的單據不能作廢。作廢的后果是該單據的數據在各種表中不作計算,但其關聯的單據如果已關閉,不會因此單據作廢而能再被關聯。關 聯與業務流程設計相關,就是指某一單據根據什么來制作,由于發生了關聯,才能出現采購訂單執行情況表等一系列管理報表,才能使用上查下查等查詢功能。
外購入庫有一拆單/合并的功能項,這主要是用于與發票審核的。在一張入庫單并不在一張發票上的時候,且該入庫單又不能修改的情況下就需要拆單了。拆單在入庫單查詢處,選擇拆單即可。類似的還有銷售出庫單。
在 各系統中都有系統設置好的報表供大家使用,大家要多用多想,各種表在什么情況下適用,為了使用該表功能,哪些設置應注意。如:為了能看到庫存ABC表,必 須選擇數量金額核算和金額在倉存可見。又如倉存系統中的臺帳只要做了單據就有反映,而在存貨核算系統的材料明細帳中只有審核了的單據才有反映;臺帳中只有 上月結帳后才能將上期余額帶過來,而即時庫存數量是不論結帳與否的都算在內的;還有就是銷售毛利潤表(銷售系統中)與銷售毛利潤匯總表(存貨核算系統中) 的差異,物料收發匯總表與收發業務匯總表的差別。大家可能用得少的有物料收發日報表,這張表很實用,能反映任意日期間的收發情況,而一般的表是以期間 (月)為周期的。把所有的表都看過了,才知道他們之間的異同,才知道哪些是你所要的。
特別要提出來的是銷售毛利潤表和銷售毛利潤匯總表,毛利潤表是按選定期間的發票和出庫數的對應數;毛利潤匯總表是以發票上的數量為基礎,計算出對應的銷售出庫成本,這個表就是財務所需的銷售利潤明細表,充分體現了配比原則的一張表。
系 統自身的表并不能完全滿足大家的需求,還有一個辦法幫助大家補充報表功能,那就是查詢分析工具,每個物流子系統中都有。這個工具可以將序時薄中的信息通過 二維表的方式表現出來,方法很簡單,按引導操作即可。如果上述辦法還不能做出你所要的報表,你只能進行二次開發和其他方式補充了。

存貨核算系統   這一系統與購銷存有很大的區別,一般大家認為這是物流管理中的模塊,主要由業務部門來處理,我認為是不正確的。存貨核算和成本管理主要以財務人員使用和管理為主,特別是存貨核算系統,涉及的地方較多,要特別說一說。
期 初金額調整用于處理金額異常的情況。在暫估價格與發票價格不一致等情況下,會出現期末期初單價極為異常的情況,有的單價奇高或奇低,有的甚至是負數。這時 就需要做金額調整單來處理,否則在存貨核算或做憑證時不能通過。我就遇到過這樣幾種情況,單價是負數在存貨出庫核算自然是通不過的,不過還好有錯誤提示; 在存貨核算中做憑證時,如果單據中有一條金額為0,則不能制作憑證。我們的一個物料價格不到1分錢,最后在憑證中怎么也調不出來,開始想不到這一點。在特 殊情況下需要只錄入金額,不錄入數量的情況下,也可通過金額調整來實現,因為出入庫單據是必須有數量和金額的。目前系統還存在因四舍五入造成只有幾分錢而 無數量的情況,也要通過調整單來處理。
外購入庫核算就是對發票與對應的入庫單間的差額進行核算的,當兩一致時(不需要進行核算),在入庫單與發票 不是同期到達時,兩者差額會自動形成一張外購入庫補差單,只有金額,沒有數量。這張單據在外購入庫單查詢中是看不到的,開始使用K3系統時,看到材料明細 帳中有這張單,而在入庫單查詢中怎么也找不到,著實緊張了一陣子。
存貨估價入帳是將本期沒有來發票的入庫單填上金額。由于種種原因,外購入庫單沒有單價,這時你就需要在這里錄入,同時可以修改已有的單價和金額。只要錄入或修改完單價,暫估入庫入帳就處理完了。委外入庫、其他入庫與此類似。
自制入庫核算就是根據成本計算的情況將自制品的成本填列上去,核算時里面會自動有一些物料及數量,這些都是當期產品入庫單的匯總數。根據該數量填上單價即可。
更新無單價單據是用來快速處理無原單的紅字出庫單等的單價的,根據其提示選擇即可。如果仍不能解決單價問題,象紅字銷售出庫單單價只能手工錄入了。
材 料出庫與產成品出庫核算是差不多的,那是按照開始設好的物料計價方式計算出庫的成本。材料是指物料屬性為外購的那一部分物料,其他的均為產成品出庫核算。 所有物料出庫單在制證前都要經過出庫核算后進行,而不能以出庫單上錄入的價格為準。物料經過出庫核算后,出庫單的價格變為系統核算的價格,因此在錄入出庫 單可以錄入價格,也可不錄入價格。
憑證處理要注意單據必須審核,該經過核算的必須經過核算,最好是所有的單據都經過核算后再制證。制證中暫估沖回 是沒有憑證模板的,或者說系統已經設好了對應的模板,大家只在系統設置的暫估沖回選擇相應的種類就行了。還有一點就是前面說的,所有的單據中每條分錄金額 都不能為0,否則就不能制證。
自動制證要特別注意哪些科目、金額不能改動,如做出入庫單據憑證時,其對應的物料科目不能改動,別的科目可以改動, 否則帳就對不上;在處理銷售收入憑證時,收入科目就不要改動;在固定資產、應收款等系統中都要分析哪些科目和金額是可以改動的。順便提一下,如果總帳中未 設物料明細帳,則總帳不能直接制作存貨科目類憑證,存貨類憑證只能在存貨核算系統中自動生成,且科目和金額不得改動,否則在期末處理的對帳中就對不上。
存 貨核算中的期末處理有一個對帳功能,就是將總帳與物流帳核對,大家在做完所有憑證后,結帳前到這里查看一下,看是否一樣,不一樣的要分析原因。其實只要大 家把握住所有的物流憑證做完后,不修改物流存貨科目和修改其金額就行了。大家可以自已總結一下,還有幾處對帳的的地方要注意。
大家在第一次使用材料出庫核算和期末結帳很不易通過,就是由于上述幾種原因造成的。
銷 售系統與采購系統是對應的,但又不一樣。如銷售系統一般使用應收款系統來管理合同,訂單與合同關聯,因為這樣可以反映出欠款情況。但應用應付款系統一般很 少,所以訂單一般不必關聯采購合同來做。另一點是采購系統中的已入庫但未來發票的有暫估入庫來處理,但銷售系統中就沒有對應的功能。其實在銷售系統中,如 果按正常方式處理也很好做,如已出庫但未開發票的在分期收款發出商品中處理,這樣就將業務完整的反映了,即及庫存也會是正確的,很多單位就是因為沒有開發 票,所以不做銷售出庫單,使得即時庫存不準確。這里有一點要強調,就是不論什么情況,只要是實物辦理了出入庫,就要在系統中處理,要保證即時庫存是正確 的,這是K3物流管理的基礎。
在材料出庫中,我們要注意出庫的種類,是生產領料還是開發或行政領料。是生產領料的要填上成本對象,這樣不論你是否 使用成本系統,生產材料都會方便地歸集到對應的產品中;是其他領料的,最好注意是用于什么領料。注意在其他出入庫中,可以進行分類,一般將其他出庫分為: 開發領料、行政領料、參展試用領料等,財務根據不同的領料類別處理憑證。
對于出入庫退回,應做對應的紅字單據,不要做成相反的藍字單據。如:銷售退回應做紅字銷售出庫單,不能做入庫單,這樣做了憑證后可以沖回對方的應收帳款,使應收款保持正確性。同樣外購入庫發生退貨時也應類似處理。
說到退貨,有兩種情況,一是對方送貨來后還未入庫就已經退給對方了,另一種是入庫后退回給對方。作為實物管理人員,只想到是退貨了,做單據時就易誤做。記住入庫前退貨的制作退貨單,入庫后退貨的做紅字入庫單。
曾 有這種情況,我們公司與客戶簽定了一筆合同,其中含有一套電腦,因電腦在當地即可購買,因此合同中有電腦,對方付款時含有電腦,實際發貨時沒有電腦。這樣 造成銷售訂單中電腦長期未出庫,后來才知道,電腦票早就報銷入帳了。類似情況大家要注意,做一個虛擬入庫和虛擬出庫即可,這樣采購發票有對應的入庫單,銷 售發票有對應的出庫單。
在日常錄入單據時,單據較長的,錄入一部分后保存一次,這樣防止突然中止服務等現象。
對于所有業務處理,管理員應有一個總體的設計,這就是系統中的流程設計了,下面對流程設計作一個簡要說明。

刪除工業單據后,號碼不會自動填 補,而憑證號刪除后,自動要求補錄;

 
 
 
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